Стив Рейнджер, эксперт Silicon.com, считает, что пришла пора переосмыслить, как мы используем на работе различные устройства, и советует компаниям подумать над изменением своей культуры.
Стив рассказал, что когда-то у него был коллега, который читал электронные письма, адресованные только ему одному. Он игнорировал любые копии или официальные письма с пометкой "ответить всем", рассылаемые по офису. Он был твердо убежден, что если сообщение действительно важно, то ему либо пришлют его снова, либо приедут и побеседуют с ним лично.
Тогда Рейнджер думал, что это несколько неразумный подход, но сейчас он уверен, что это своего рода срабатывание механизма адаптации к электронному потоку, такая своеобразная "фильтрация шумов, чтобы не оглохнуть совсем".
Рейнджер вспомнил о своем коллеге, читая отчет Institute of Leadership & Management, где говорится, что британские менеджеры работают все больше, рабочие нагрузки непомерно растут, а с ними и количество стрессов, в отличие от ситуации десятилетней давности. Картина складывается довольно мрачная, и что поражает: именно технологии, вместо того чтобы помогать руководству эффективно управлять своим временем, начали усложнять жизнь.
Согласно исследованию, менеджеры получают в день в среднем на 40 электронных посланий больше, чем 10 лет назад, а 5% опрошенных признались, что в их ящиках ежедневно скапливается до 100 новых писем. Поэтому неудивительно, что мобильные телефоны возглавили список технологий, которые, по мнению менеджеров, лучше бы вообще никогда не были изобретены. Широкое распространение сотовых телефонов и мобильной почты лишь увеличило прессинг на менеджеров, поскольку теперь они должны отвечать на сообщения всегда и везде, где бы ни находились, и специалисты, проводившие опрос, уверены, что именно это непосредственно влияет на повышение уровня стресса среди персонала. Добавьте сюда Twitter и ICQ, и ночные кошмары обеспечены.
К тому же такие технологии как видеоконференцсвязь (которая была предназначены для изменения работы офисов в лучшую сторону) не получили должного распространения. Так что же пошло не так?
Частично это связано с тем, что наша способность использовать новые технологии опережает наше понимание того, как это надо использовать, и, следовательно, вызывает отрицательную реакцию на то, что могло бы стать полезным инструментом.
Взять, к примеру, электронную почту: ИТ-компания Atos открыто объявила, что планирует наложить запрет на ее использование в течение 18 месяцев, потому что сотрудники компании тратят 20 часов в неделю на разбор сообщений. Планируется заменить обычную электронную почту на обмен сообщениями по типу социальных сетей. Конечно, и здесь есть опасность, что поток электронных сообщений будет заменен на поток спама социальных сетевых сервисов, потому что, по большей части, проблема заключается не в инструменте, а в его неправильном использовании.
Сейчас Рейнджер получает от 200 до 300 электронных сообщений в день, из которых только пять имеют какую-то ценность. Это не недостаток самой электронной почты, это скорее вина людей, которые нажимают "отправить", совершенно не задумываясь, зачем и кому это нужно.
И как легко отправлять бессмысленные сообщения, так же неэкономно тратить время и на их чтение: ведь очень легко убедить себя, что ты просто завален работой, хотя, на самом деле, ты просто не устоял против чтения ненужного "цифрового хлама". Чтение копий электронных писем, предназначенных десяткам людей, и другой электронной информации, лишь бы занять себя чем-нибудь, кому-то может и показаться полезной тратой времени, но в реальности это совсем не так.
Мы отправляем электронные письма по разным причинам, иногда - чтобы действительно поделиться полезной информацией, но, в основном, чтобы пустить пыль в глаза, прикрыть свою спину, поставить галочку или просто продемонстрировать, насколько мы заняты. Но эти низменные мотивы не имеют ничего общего с технологиями и культурой компании.
Не только сотрудники должны научиться делать работу по-другому, руководители тоже должны пересмотреть свои подходы к работе. И хотя цифровая связь увеличивает рабочую неделю и повышает уровень стресса сотрудников, руководство довольно спокойно относится к этому, поскольку технологии позволяют, например, ответить на еще одно сообщение по дороге на работу.
Наряду с введением соответствующей политики в отношении отправки и получения электронной почты, прогрессивные компании должны (во благо своих же сотрудников) рекомендовать персоналу, когда не следует выходить на контакт. Как вариант, например - никаких ответов на письма после 9 вечера или по выходным дням.
Возможно, это несколько и отразится на эффективности труда, но в долгосрочной перспективе у вас появятся более производительные сотрудники, ведь именно сейчас трудно избавиться от ощущения, что менеджеры тратят больше времени на управление технологиями, чем непосредственно на выполнение своей работы..
